Wie wandelt man einen Kontoauszug als PDF in Excel um?

Von Kayabyte · Zuletzt aktualisiert am 13. November 2026 · English

Kurz gesagt: Laden Sie die Umsätze bei Ihrer Bank herunter, wenn sie das anbietet. Sonst kopieren Sie die PDF-Tabelle in Excel und teilen Sie die Spalten auf, oder wandeln Sie das PDF mit einem Programm in eine .xlsx-Datei um und prüfen Sie, ob die Summen stimmen. Dieser Ratgeber zielt auf eine brauchbare Arbeitsmappe mit echten Datumsangaben und Zahlen; für eine einfache CSV-Datei zum Import lesen Sie den Ratgeber zu CSV.

Methode 1: Umsätze bei der Bank herunterladen

Beginnen Sie hier, denn so entfällt die Umwandlung ganz. Bei den meisten Banken können Sie Umsätze im Online-Banking als CSV, manchmal auch als Excel-Datei herunterladen. Die Bezeichnungen unterscheiden sich; suchen Sie auf der Umsatzseite nach Export oder Download.

Eine CSV-Datei öffnen Sie in Excel über Datei > Öffnen oder indem Sie sie auf die App ziehen. Landen alle Spalten in einer Zelle, nutzen Sie Text in Spalten auf der Registerkarte Daten und wählen Sie das passende Trennzeichen (bei Dateien mit Dezimalkomma ist es je nach Einstellung oft das Semikolon, sonst das Komma). Sehen Datumsangaben falsch aus, importieren Sie die Datumsspalte zuerst als Text und wandeln Sie sie dann selbst um.

Auf dem Mac führt in neueren Excel-Versionen laut Microsoft der Weg über Daten > Daten abrufen (Power Query) und Text/CSV, in älteren über Daten > Aus Text (Legacy) mit dem Textimport-Assistenten; dort sehen Sie vor dem Laden eine Vorschau und können Trennzeichen und Datentypen anpassen. Die Menünamen können je nach Version abweichen.

Die Grenze: Banken halten herunterladbare Daten oft kürzer vor als PDF-Kontoauszüge und begrenzen Zeitraum oder Zeilenzahl pro Download.

Methode 2: Aus dem PDF in ein Blatt kopieren

Öffnen Sie das PDF in der Vorschau, markieren Sie die Tabelle mit der Maus und kopieren Sie sie.
Fügen Sie sie in ein leeres Excel-Blatt ein.
Steht der ganze Text in Spalte A, nutzen Sie Text in Spalten (Registerkarte Daten). Probieren Sie zuerst Tabulator als Trennzeichen, dann Leerzeichen. Bei sauber ausgerichteten Spalten funktioniert manchmal die feste Breite besser.
Löschen Sie Kopf- und Fußzeilen, die sich auf jeder Seite wiederholen.

Typische Probleme:

Ein Verwendungszweck aus mehreren Wörtern wird auf Spalten verteilt und schiebt die Beträge aus der Reihe.
Zeilen, die auf eine zweite Zeile umbrechen, erzeugen eine Zeile ohne Datum und ohne Betrag.
Excel macht aus manchen Texten oder Referenznummern Datumsangaben oder die wissenschaftliche Schreibweise (aus 1234567890123 wird 1,23E+12). Formatieren Sie die Spalte vor dem Einfügen als Text.
Beträge mit Komma als Dezimaltrennzeichen (1.234,56) werden als Text oder falsche Zahl gelesen, wenn Ihr Mac auf ein US-Format eingestellt ist. Umgekehrt können bei deutscher Ländereinstellung Beträge im US-Format (1,234.56) falsch ankommen. Excel richtet sich beim Import nach den Ländereinstellungen des Systems.
Minuszeichen, nachgestelltes Minus (45,00-) und Markierungen wie S und H oder DR und CR müssen in echte positive und negative Zahlen umgewandelt werden.

Methode 3: Der PDF-Import von Excel

Manche Excel-Versionen bieten auf der Registerkarte Daten eine Funktion zum Abrufen von Daten aus einem PDF; Verfügbarkeit und Bezeichnungen hängen von Version und Plattform ab. Falls Ihre Version sie hat, wählen Sie das PDF, markieren Sie die erkannten Tabellen und laden Sie sie. Bei sauberen Text-PDFs ist das eine echte Verbesserung gegenüber dem Einfügen. Tabellen mehrerer Seiten müssen Sie trotzdem zusammenfügen, umgebrochene Zeilen behandeln sowie Datum und Vorzeichen korrigieren. Einen Scan oder ein Foto eines Kontoauszugs kann es nicht lesen.

Mit Balanced

Balanced ist eine Mac-App von uns. Sie öffnen den Kontoauszug, Balanced baut die Tabelle auf, Sie prüfen sie in einer Vorschau und exportieren dann eine Excel-Datei (.xlsx) mit echten Datumsangaben und echten Zahlen, nicht mit Text. Die Oberfläche ist nur auf Englisch; die Schaltflächen sind unten auf Deutsch erklärt.

Funktioniert mit Text-PDFs beliebiger Länge, gescannten PDFs und Bildern (gelesen mit der Texterkennung von Apple auf dem Mac) sowie CSV- und TSV-Dateien.
Umgebrochene Beschreibungszeilen bleiben bei ihrem Umsatz, Kopf- und Fußzeilen werden nicht daruntergemischt.
Spaltenüberschriften und Monatsnamen versteht Balanced auf Englisch, Norwegisch, Schwedisch, Dänisch, Deutsch, Niederländisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Portugiesisch, sodass europäische Zahlen- und Datumsformate verarbeitet werden.
In der Vorschau legen Sie die Spalten neu fest (Datum, Beschreibung, Soll, Haben, Betrag, Saldo), schalten zwischen Tag/Monat und Monat/Tag um und ändern die Behandlung der Vorzeichen, falls eine Zahl mit falschem Vorzeichen ankam. Balanced merkt sich das Layout jeder Bank.
Es prüft Anfangssaldo plus Umsätze gegen den Endsaldo und, wo der Auszug einen laufenden Saldo hat, Zeile für Zeile. Stimmt etwas nicht, nennt es die Zeilen und die Differenz, und Sie müssen Export Anyway (trotzdem exportieren) wählen, um fortzufahren.
Keine Ratereien per KI: Jede Zahl wird aus Ihrem Kontoauszug übernommen und geprüft.
Kontoauszüge werden auf Ihrem Mac verarbeitet und verlassen ihn nicht.

Balanced laden und kostenlos umwandeln: Die kostenlose Version wandelt alles um und prüft es und exportiert die ersten 5 Umsätze pro Datei, damit Sie das Ergebnis in Excel öffnen und beurteilen können. Balanced Pro kostet 59 USD pro Jahr oder 7,99 USD pro Monat, für bis zu 3 Macs, jederzeit kündbar, mit 30 Tagen Geld-zurück auf die erste Zahlung. Es ist ein Abo, kein Einmalkauf.

Was Sie erwarten können

Balanced liest Layouts, es zaubert nicht: Das Ergebnis hängt vom Aufbau Ihres Kontoauszugs ab. Sehen Sie sich bei jeder neuen Bank die Vorschau an und prüfen Sie jede Zeile. Es kann nicht jede Bank zusichern, und stark schiefe oder schlechte Scans können scheitern. Ist das PDF passwortgeschützt, entsperren Sie es zuerst mit dem Passwort Ihrer Bank. Balanced braucht macOS 15 oder neuer und läuft auf Apple-Chip und Intel.

Schritte mit Balanced

Öffnen Sie den Kontoauszug (PDF, gescanntes PDF oder CSV) in Balanced mit Add Files (Dateien hinzufügen) oder ziehen Sie ihn ins Fenster.
Prüfen Sie die Vorschautabelle und korrigieren Sie Spaltenrollen, Datumsreihenfolge oder Vorzeichen.
Lesen Sie die Summenprüfung gegen Anfangs- und Endsaldo des Auszugs.
Exportieren Sie Excel (.xlsx) und öffnen Sie die Datei in Excel oder Numbers.
Prüfen Sie, dass Datums- und Betragsspalten echte Datumsangaben und Zahlen sind, und vergleichen Sie einige Zeilen stichprobenartig mit dem PDF.

Zur Produktseite von Balanced

Häufige Fragen

Kann Excel einen PDF-Kontoauszug direkt öffnen? Manche Excel-Versionen können Tabellen aus einem PDF importieren, aber lange Kontoauszüge mit umgebrochenen Beschreibungen werden oft schlecht getrennt, und Excel für Mac bietet es womöglich nicht an. Prüfen Sie Ihre Version und vergleichen Sie das Ergebnis immer mit dem Kontoauszug.

Enthält die .xlsx-Datei Formeln oder Kategorien? Nein. Der Export eines Kontoauszugs ist eine saubere Tabelle der Umsätze. Kategorien gibt es nur bei Berichten von Marktplatzverkäufern.

Funktioniert es mit gescannten Kontoauszügen? Scans werden mit der Texterkennung von Apple auf Ihrem Mac gelesen. Scharfe, gerade Scans funktionieren am besten, und die Summenprüfung erkennt falsch gelesene Ziffern meist.

Ist Balanced auf Deutsch bedienbar? Nein, die Oberfläche ist nur auf Englisch. Deutsche Spaltenüberschriften und Monatsnamen in Ihren Kontoauszügen erkennt die App, ob Ihr Layout sauber gelesen wird, hängt aber vom Auszug ab.

Kommen die Zahlen mit Dezimalkomma richtig in Excel an? Balanced behandelt europäische Zahlenformate beim Lesen. Ob Excel die exportierte Datei danach richtig anzeigt, hängt auch von Ihren Ländereinstellungen ab. Prüfen Sie nach dem Öffnen einige Beträge und Datumsangaben.

Apple, Mac, macOS, Numbers und Vorschau sind Marken von Apple Inc. Excel ist eine Marke der Microsoft-Unternehmensgruppe. Balanced stammt von Kayabyte und ist weder mit diesen Unternehmen verbunden noch von ihnen empfohlen.